Obecnie, pracodawca w celu przeciwdziałania COVID-19 może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu, na podstawie art. 3 ustawy o COVID[2]. Projekt ma umożliwić kontynuowanie wykonywanie przez pracowników pracy zdalnej, także po upływie ww. okresu. Stąd przepisy mają wejść w życie po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego w związku z COVID.
W świetle projektu regulacje dotyczące pracy zdalnej mają zastąpić dotychczasowe przepisy o telepracy. Zgodnie z zaproponowaną definicją, za pracę zdalną będzie uważana praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W przeciwieństwie do telepracy, nie będzie więc wymogu regularność świadczenia pracy w formie pracy zdalnej oraz korzystania wyłącznie ze środków komunikacji elektronicznej. Oznacza to, że możliwe będzie świadczenie pracy w tzw. systemie hybrydowym (np. niektóre dni z domu a niektóre z biura).
Zasady wykonywania pracy zdalnej mają być określone w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, w przyjętym w zakładzie pracy regulaminie lub w porozumieniu z pracownikiem. Uzgodnienie pracy zdalnej będzie mogło nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia – w tym drugim wypadku w ciągu pierwszych trzech miesięcy każda ze stron będzie mogła złożyć drugiej wiążący wniosek o zaprzestanie jej wykonywania i powrót do poprzednich warunków. W wyjątkowych przypadkach, pracodawca będzie mógł polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnie - w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub gdy będzie to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (np. z uwagi na pożar, zalanie zakładu pracy), o ile z przyczyn niezależnych od pracodawcy zapewnienie tych warunków w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie będzie czasowo możliwe.
Pracownik będzie musiał uprzednio złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej pracodawca będzie zobowiązany sporządzić ocenę ryzyka zawodowego i na podstawie jej wyników opracować informację zawierającą zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej oraz zasady BHP. Pracodawca będzie miał też prawo kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej.
W związku z wykonywaniem pracy zdalnej, pracodawca będzie miał obowiązek:
- dostarczyć pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
- pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych, a także inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej;
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomoc techniczną i niezbędne szkolenia w zakresie obsługi narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.
Koszty które pracodawca będzie musiał pracownikowi zwrócić będą mogły być wypłacane w formie ryczałtu. Dostarczenie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika nie będzie stanowiło przychodu pracownika. Jeśli pracownik wykorzystuje materiały i narzędzia własne, może ustalić z pracodawcą wypłatę ekwiwalentu za ich używanie.
Okazjonalnie praca będzie mogła być wykonywana zdalnie na wniosek pracownika do 12 dni w roku kalendarzowym bez konieczności spełnienia wszystkich powyższych warunków.
[1] Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (numer z wykazu: UD210)
[2]Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. z 2020 r. poz. 374 ze zm.)
