Sprawozdanie finansowe za 2020 r. jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, a tym samym dzień bilansowy przypadał na 31 grudnia 2020 r., powinno zostać zatwierdzone w terminie do 30 września 2021 r. Wydłużenie dotychczasowych, ustawowych terminów zostało zapewnione przez rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 26 marca 2021 r. (Dz. U. poz. 572).
Kierownik jednostki zobowiązany jest do złożenia rocznego sprawozdania finansowego, także skonsolidowanego, we właściwym rejestrze sądowym. Wraz ze sprawozdaniem składa również inne dokumenty, najczęściej:
- odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
- sprawozdanie z działalności (w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości, są to m.in. spółki kapitałowe, komandytowo-akcyjne oraz niektóre spółki jawne i komandytowe).
Wskazane powyżej dokumenty podpisywane są elektronicznie przez wszystkich członków zarządu. Obecnie członkowie zarządu mają możliwość posługiwania się następującymi rodzajami podpisów elektronicznych:
- kwalifikowany podpis elektroniczny,
- podpis zaufany,
- podpis osobisty (tzw. e-dowód).
Niestety na osoby, które skorzystały z możliwości podpisania dokumentów w formacie PDF (a w tej formie najczęściej występują sprawozdania z działalności) przy użyciu podpisu zaufanego, czeka przykra niespodzianka. Jeśli przy podpisywaniu wybrano opcję „Chcesz elektronicznie podpisać (lub sprawdzić) dokument PDF w formacie dedykowanym dla dokumentów PDF”, nie uda im się złożyć kompletu dokumentów do RDF a na stronie pojawi się następujący komunikat: „Błąd! Dokument nie posiada wewnętrznego podpisu a zewnętrzny nie jest dołączony”.
Błędu tego można jednak łatwo uniknąć a sprawozdanie z działalności może wciąż zostać podpisane przy użyciu podpisu zaufanego. Na stronie internetowej umożliwiającej podpisywanie dokumentów podpisem zaufanym (https://moj.gov.pl/nforms/signer/upload?xFormsAppName=SIGNER) przy wyborze opcji podpisu należy zaznaczyć ostatnią, trzecią opcję. W efekcie system stworzy nowy format XML pliku z zakodowanym, nieczytelnym PDF.
Obecne problemy związane są ze zmianą sposobu funkcjonowania podpisu zaufanego i niedostosowaniem do tych zmian systemu eKRS.
