W szczególności instytucja obowiązana, ustalając beneficjenta rzeczywistego klienta, nie powinna opierać się wyłącznie na danych Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Konieczne jest podjęcie dalej idących działań, przykładowo zweryfikowanie innych dostępnych publicznie źródeł, które mogą dostarczyć informacji odnośnie faktycznych beneficjentów klienta.
W przypadku rozbieżności pomiędzy informacjami zgromadzonymi w CRBR a ustalonymi przez instytucję obowiązaną na podstawie innych źródeł, instytucja obowiązana powinna te rozbieżności odnotować i podjąć kroki zamierzające do ich wyjaśnienia. W razie potwierdzenia rozbieżności właściwa informacja wraz z uzasadnieniem i dokumentacją powinna zostać przekazana organowi właściwemu w sprawach CRBR.
Jak obserwujemy w praktyce, powyższy obowiązek skłania niektóre instytucje obowiązane do kwestionowania prawidłowości danych zgłoszonych do CRBR tylko na tej podstawie, że nie są one w pełni zgodne z tymi w Krajowym Rejestrze Sądowym klienta.
Tymczasem ustalenie i weryfikacja rozbieżności nie powinna polegać jedynie na prostym porównaniu treści dwóch rejestrów – CRBR i KRS - służących różnych celom. Należy mieć na uwadze, że uzyskanie wpisu zaktualizowanych danych w KRS, co do zasady, trwa dłużej niż ujawnienie tych danych w CRBR (czasem nawet kilka tygodni). Przede wszystkim jednak trzeba pamiętać, że przesłanki uznania danej osoby za beneficjenta rzeczywistego są zdecydowanie szersze niż przesłanki ujawnienia danych wspólnika czy członka organu w KRS. Nie można bowiem wykluczyć, że beneficjentem rzeczywistym okaże się osoba, która w ogóle nie podlega ujawnieniu w KRS, np. będący osobą fizyczną wspólnik posiadający 5% udziałów, lecz któremu przyznano szczególne uprawnienia, np. jeśli chodzi o powoływanie zarządu czy decydowanie o kierunkach działań spółki, albo członek organu wspólnika będącego osobą prawną. Innym prostym przykładem może być sytuacja polskiej spółki, w której jedynym wspólnikiem jest spółka zagraniczna z jednym udziałowcem będącym osobą fizyczną – w takiej sytuacji ta osoba fizyczna będzie beneficjentem rzeczywistym spółki, mimo że jej dane nie będą ujawnione w KRS.
W konsekwencji, weryfikując beneficjenta rzeczywistego nie należy ograniczać się do treści odpisu z KRS. Jak wynika z Komunikatu nr 37 Generalnego Inspektora Informacji Finansowej, powinno się sięgnąć po dalsze dokumenty, np. umowę spółki czy umowę przeniesienia własności udziałów. Biorąc pod uwagę, że nie zawsze są to dokumenty dostępne dla instytucji obowiązanej, wydaje się, że niezbędne w takiej sytuacji są konsultacje z klientem. To on bowiem dysponuje najszerszym wachlarzem niezbędnych informacji, zwłaszcza jeśli uprawnienia beneficjenta rzeczywistego wynikają z okoliczności faktycznych, a nie zostały uregulowane w dokumentach korporacyjnych spółki lub nie wynikają wprost z KRS lub innych ogólnodostępnych źródeł.
W naszej ocenie konsultacje z klientem oraz ustalenie, na jakiej podstawie dokonał zgłoszenia swojego beneficjenta rzeczywistego powinny stanowić pierwszy etap wyjaśniania zidentyfikowanych rozbieżności. Jak wynika bowiem z art. 61a ust. 1 Ustawy, instytucja obowiązana ma nie tylko odnotować rozbieżności między informacjami w CRBR a ustalonymi przez nią informacjami o beneficjencie rzeczywistym, lecz także podjąć czynności w celu wyjaśnienia przyczyn tych rozbieżności. Dopiero niewyjaśnione w taki sposób rozbieżności, udokumentowane i właściwie uzasadnione, podlegają zgłoszeniu właściwemu organowi.
