O podstawowych założeniach i korzyściach związanych z wprowadzeniem KSeF pisaliśmy już w marcowym wydaniu „Tax Point of View” (link: https://www.taxpoint.pl/pl/blog-tpov/blog/476-krajowy-system-e-faktur). Przypomnijmy, że system ten ma umożliwić wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur w ustrukturyzowanej formie. Na początkowym etapie, tj. z początkiem 2022 r. rozwiązanie to będzie miało charakter fakultatywny. Prawny obowiązek korzystania z KSeF pojawi się najprawdopodobniej dopiero w 2023 r., o czym poinformowano podczas webinaru, zorganizowanego przez Ministerstwo Finansów. Polska oczekuje w tym zakresie na zgodę organów unijnych na wprowadzenie takiego obligatoryjnego rozwiązania.

Procedura wystawiania faktur ustrukturyzowanych ma polegać na generowaniu plików xml bezpośrednio w systemach księgowo-finansowych podatników i przesyłaniu ich do KSeF za pomocą API. Po przesłaniu faktury, KSeF zweryfikuje jej zgodność z udostępnionym wzorem i w następstwie pozytywnej weryfikacji przydzieli takiej fakturze numer identyfikujący ją w systemie z oznaczeniem daty i czasu. Z tą właśnie chwilą, faktura będzie uznawana za otrzymaną, z wyłączeniem sytuacji, gdy nabywca nie wyrazi zgody na otrzymywanie faktur w tym formacie. W takich przypadkach, dostawca – oprócz wygenerowania faktury w KSeF – zostanie zobowiązany do dostarczenia jej w inny sposób np. w wersji papierowej lub drogą elektroniczną.  Co istotne, w okresie przejściowym, kiedy już od 1 stycznia podatnicy mają formalnie możliwość opcji korzystania z KSeF, to dostarczenie faktury dla nabywcy w takim formacie wymagałoby jego zgody. 

Mocą ustawy o Krajowym Systemie e-Faktur, od 1 stycznia 2022 r. wejdą również w życie zmiany w fakturowaniu, które nie ograniczają się jedynie do faktur ustrukturyzowanych. Początkowo zmiany te, będące składową pakietu SLIM VAT 2, miały zacząć obowiązywać z dniem 1 października 2021 r. Ostatecznie jednak były procedowane razem z przepisami wdrażającymi e-Fakturę.

Najistotniejsza zmiana w kontekście fakturowania dotyczy terminu wystawienia faktury, który ma ulec wydłużeniu. Po zmianach, podatnicy będą mogli wystawiać faktury na 60 dni (zamiast obecnych 30) przed realizacją dostawy, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zapłaty. Kolejnym uproszczeniem będzie rezygnacja z wystawiania duplikatów. W przypadku, gdy faktura pierwotna ulegnie zniszczeniu lub zaginie, nabywcy zostanie przekazany kolejny egzemplarz faktury. Ponadto, zniknie obowiązek  umieszczania na fakturze korygującej wyrazów „faktura korygująca” i „korekta”, czy też wskazywania przyczyny korekty. Niewątpliwie istotnym udogodnieniem będzie również umożliwienie korygowania poprzez fakturę zbiorczą tylko wybranych pozycji faktury lub wybranych faktur z danego okresu.