Początkowo system KSeF ma działać na zasadzie dobrowolności, natomiast w późniejszym etapie (zgodnie z zapowiedziami MF - od 2022 r.) stanie się on rozwiązaniem obowiązkowym dla wszystkich podatników VAT.
Dla organów podatkowych system KSeF będzie oznaczać nowe i łatwo dostępne źródło informacji, które pozwoli na pozyskiwanie i ocenę informacji w znacznie szerszym zakresie niż w ramach kontroli plików JPK. KSeF będzie bowiem potencjalnie pozwalać na kontrolę rozliczeń w czasie rzeczywistym (bieżący wgląd do wystawianych faktur) co w założeniu ma pozwolić organom podatkowym na natychmiastową reakcję w zakresie zidentyfikowanych nieprawidłowości.
Z omawianym rozwiązaniem również dla podatnika wiążą się pewne korzyści. Faktury wystawiane przez KSeF będą mieć charakter ustrukturyzowany, co pozwoli na dodatkową kontrolę ich formalnej poprawności i kompletności. Co więcej, w stosunku do faktur wystawianych przez KSeF nie będzie również obowiązku ich dodatkowej archiwizacji – zasadniczo będą one przechowywane w systemie przez okres 10 lat. Tym samym (jeżeli nabywca będzie używał KSeF) zniknie praktyczny problem związany z dopuszczalnością niszczenia papierowych oryginałów faktur VAT zarchiwizowanych w formie cyfrowej.
Dla podatników korzystających z KSeF wprowadzono również nowy, skrócony termin na zwrot nadwyżki podatku VAT. Zasadniczo ma on być dokonywany w ciągu 40 dni (standardowo 60 dni), przy czym aby wnioskować o zwrot w takim terminie podatnik zobowiązany będzie również do spełnienia innych przesłanek, w tym m.in. kwota zwrotu nie może przekraczać 3 000 zł. Przyjęcie tak niskiego progu kwotowego uprawniającego do przyspieszonego zwrotu, w praktyce może sprawić, że rozwiązanie to nie będzie powszechnie stosowane.
Główną korzyścią związaną z korzystaniem z KSeF będzie jednak możliwość odstąpienia od nowych zasad korygowania faktur VAT in minus wprowadzonych pakietem SLIM VAT. Nabywca korzystający z KSeF będzie miał bowiem możliwość pomniejszenia VAT naliczonego za okres, w którym otrzyma fakturę korygującą (a nie za okres, w którym zmaterializuje się uzgodnienie uprawniające do korekty). Z kolei sprzedawca dla celów dokonania korekty in minus nie będzie zmuszony do posiadania dokumentacji potwierdzającej warunki uzgodnienia. Rozliczenia w zakresie korygowania faktur VAT „w górę” pozostaną na razie bez zmian. Zgodnie z projektem zmian faktura wystawiona przed wejściem w życie KSeF będzie mogła zostać skorygowana „nową” fakturą ustrukturyzowaną.
W zakresie wymogów formalnych do korzystania z systemu KSeF należy wspomnieć o konieczności złożenia przez podatnika zawiadomienia do właściwego naczelnika US ze wskazaniem podmiotów uprawnionych do dostępu do systemu, a także uzgodnienia tego faktu z odbiorcą faktur.
Nowe przepisy mają wejść w życie z dniem 1 października 2021 r.
