Początek grudnia to natomiast ostatni moment, by stosunkowo chłodnym okiem spojrzeć na przygotowane dotychczas dokumenty i upewnić się, że są one kompletne i nie zawierają błędów. Poniżej w czterech krokach podpowiadamy jak przeprowadzić tego rodzaju weryfikację i o czym trzeba przy niej pamiętać.

1. Weryfikacja listy transakcji i compliance stanu faktycznego

Przede wszystkim należy upewnić się, że nie pominęliśmy żadnej transakcji, która powinna zostać udokumentowana. Jak wspominaliśmy już w naszym poprzednim wpisie, część transakcji, które w świetle przepisów o cenach transferowych podlegają obowiązkowi dokumentacyjnemu wymyka się potocznemu rozumieniu słowa „transakcja” i bywa przez to pomijana w przygotowywanych dokumentacjach. Oprócz omówionych w poprzednim tygodniu transakcji związanych z wnoszeniem wkładu pieniężnego do Spółki, należy na tym etapie zwrócić uwagę także na inne transakcje, które nie są widoczne w księgach, a więc np. poręczenia i gwarancje.

Warto podkreślić, że transakcje krajowe, dla których w poprzednich latach stosowaliśmy zwolnienie z obowiązku dokumentacyjnego (na mocy art. 11n ustawy o CIT), mogą nie spełniać obecnie kryteriów wyłączenia. Zatem jeśli któraś ze stron wcześniej zwolnionej transakcji wykazała za 2021 r. stratę podatkową albo np. uzyskała decyzję o wsparciu, transakcja odsunięta wcześniej w benchmarkingową niepamięć może wymagać udokumentowania i sporządzenia analizy cen transferowych oraz pełnego raportowania TPR.

Bezwzględnie należy również pamiętać, że krajowe transakcje zwolnione z obowiązku dokumentacyjnego i tak raportujemy w TPR, jeśli przekraczają one progi istotności (10 mln PLN netto dla transakcji towarowych i finansowych oraz 2 mln PLN netto dla usługowych i innych)! Niemniej, wskazujemy wówczas jedynie przedmiot i wartość tej transakcji, bez analityki i weryfikacji rynkowości ceny transferowej.

Częstym przewinieniem komplikującym proces raportowania i dokumentowania transakcji wewnątrzgrupowych są różnice pomiędzy stanem prawnym (wynikającym z umów) a stanem faktycznym (rzeczywiste warunki transakcji). Przed raportowaniem – zwłaszcza wyniku na transakcji – sugerujemy przeprowadzenie compliance informacji jakie posiadamy o zawieranych transakcjach. Nie zawsze bowiem umowy odzwierciedlają rzeczywistość lub kompleksowo ją opisują a w rezultacie nie pozwalają na pełne zrozumienie i zaprezentowanie sposobu kalkulacji ceny (np. składników bazy kosztowej). Z kolei pozyskanie ostatnich elementów układanki od innych, niefinansowych działów lub podmiotów z grupy bywa karkołomne, zwłaszcza w okresie świątecznym.  

Z uwagi na dynamikę rynków finansowych, szczególną uwagę warto zwrócić na umowy i rozliczenia dotyczące wewnątrzgrupowych usług finansowych. Praktyka wskazuje, że weryfikacja czy dana umowa pożyczki powinna zostać zaktualizowana w zakresie warunków transakcji (zwłaszcza wynagrodzenia, czyli oprocentowania) wymaga wyjątkowo zindywidualizowanego podejścia, m.in. analizy okoliczności i celów udzielenia finansowania czy realnego horyzontu spłaty, który mógł ulec zmianie ze względu na sytuację gospodarczą.

2. Obowiązki dokumentacyjne – last call, boarding…

Jeśli potwierdziliśmy już, że lista transakcji jest kompletna, upewnijmy się, że wszystkie zostały udokumentowane w poprawny sposób. Jak wskazaliśmy wcześniej, przy dopełnieniu obowiązków dokumentacyjnych kluczowa może okazać się kompletność posiadanych przez nas danych o transakcji. Pamiętajmy, że dzięki wydłużonym terminom sporządzenia dokumentacji niejednokrotnie od momentu zawarcia transakcji może minąć nawet 1,5 roku. Z kolei przez 5 lat możemy zostać wezwani przez organ podatkowy do przedstawienia dokumentacji i dodatkowych wyjaśnień do transakcji. Po tym czasie odszukanie wszystkich załączników do dokumentacji może okazać się karkołomne. Kompletność załączników, informacji i danych wskazanych w dokumentacji przydaje się również w tak prozaicznych (a jednak stosunkowo częstych) sytuacjach, jak rotacja personelu działów księgowych i finansowych.

W tym roku ponownie powinniśmy się zastanowić czy w części ogólnej lub transakcyjnej dokumentacji uwzględniamy wpływ pandemii, kryzysu, inflacji, wojny. Nie każdy podmiot automatycznie ucierpiał na negatywnych skutkach ostatnich wydarzeń geopolitycznych i gospodarczych, nie każdego dotyczy wzrost stóp procentowych czy kryzys energetyczny. Na część podmiotów skutki szeroko pojętego kryzysu mogą nie oddziaływać negatywnie, a wręcz pozytywnie. Mając to na uwadze, czynniki kryzysowe należy poddać analizie w kontekście warunków transakcji, przyjętej strategii gospodarczej, rentowności działalności czy poszczególnych transakcji wewnątrzgrupowych.

3. Analizy, czyli potwierdzenie rynkowości transakcji

W kolejnym kroku należy upewnić się, czy rynkowość dokumentowanych transakcji znajduje uzasadnienie w postaci analiz porównawczych lub analiz zgodności. Analiza porównawcza to analiza danych podmiotów niepowiązanych lub transakcji zawieranych z lub pomiędzy podmiotami niepowiązanymi uznanych za porównywalne do transakcji kontrolowanej.

Brak dostępności danych pozwalających na identyfikację transakcji lub podmiotów porównywalnych, do których podatnik mógłby się odnieść w analizie porównawczej nie zwalnia z konieczności uzasadnienia rynkowości transakcji. W takim przypadku należy sporządzić analizę zgodności. Przygotowanie analizy porównawczej może również nie być właściwe ze względu na przyjętą metodę weryfikacji cen transferowych.

Podobnie jak analiza porównawcza, analiza zgodności ma za cel wykazanie, że cena stosowana w transakcji odpowiada warunkom rynkowym. Źródła danych, w oparciu o które sporządza się analizy zgodności to np. o wyceny niezależnych ekspertów, powszechnie dostępne analizy branżowe, dane statystyczne (np. dane publikowane przez GUS, NBP), oferty i tabele opłat i ofert albo analizy ekonomiczne (np. dotyczące cyklu życia produktu, łańcucha dostaw itd.).

W szczególności warto sprawdzić, czy analizy, które posiadamy (bo np. korzystaliśmy z nich w poprzednim roku) pozostają aktualne i mogą być zastosowane dla dokumentowanego okresu. Zgodnie z art. 11r ustawy o CIT analiza porównawcza oraz analiza zgodności podlegają aktualizacji nie rzadziej niż co 3 lata, chyba że zmiana otoczenia ekonomicznego w stopniu znacznie wpływającym na sporządzoną analizę uzasadnia dokonanie aktualizacji w roku zaistnienia tej zmiany. Zmiana otoczenia ekonomicznego, o której mowa w przepisie może być efektem np. pandemii, wysokiej inflacji czy wojny, w związku z czym w przypadku każdej z transakcji należy zastanowić się nad tym, czy przygotowana uprzednio analiza pozostaje adekwatna do warunków panujących w dokumentowanym okresie.

4. Obowiązki sprawozdawcze – Informacja TPR.

Zwieńczeniem całego procesu powinna być ponowna weryfikacja danych zawartych w TPR. Po pierwsze pod katem zgodności z dokumentacją cen transferowych, zwłaszcza jeżeli we wcześniejszych krokach dokonaliśmy uzupełnień jej treści np. poprzez uwzględnienie dodatkowej transakcji lub aktualizację benchmarku.

Po drugie – nawet w przypadku braku wpływających na TPR zmian w treści DCT -  warto upewnić się, czy wypełniając uprzednio Informację nie popełniliśmy różnego rodzaju błędów. Przede wszystkim należy mieć na uwadze, że we wrześniu MF dokonało zmiany formularza interaktywnego TPR. Jeżeli zatem np. wypełniliśmy wstępnie TPR w sierpniu na starym formularzu, należy zrobić to jeszcze raz z użyciem nowego wzoru. Aktualne formularze oznaczone są jako TPR-C(4) i TPR-P(4). Należy jednak pamiętać, że TPR-C(3) i TPR-P(3) pozostają właściwe dla podatników, których rok podatkowy rozpoczął się przed 01.01.2021 r. Zmiany wprowadzone w nowym formularzu dotyczą przede wszystkim transakcji zawieranych przez podmioty klasyfikowane jako mikro- lub mały przedsiębiorca oraz transakcji objętych mechanizmem safe harbour. Wskutek wprowadzonych zmian w ww. przypadkach nie będzie konieczne wykazywanie m.in. informacji dotyczących zastosowanych metod weryfikacji cen transferowych, czy informacji o przeprowadzonej analizie porównawczej / analizie zgodności.

W dalszej kolejności warto sprawdzić czy metodologia kalkulacji wyniku w ramach poszczególnych transakcji, jaką przyjęliśmy na potrzeby 2021 r. jest zgodna z analogicznymi informacjami zawartymi w TPR za poprzedni rok. Dobrze także być świadomym tego, czy transakcje, które dokumentujemy są w „grupie ryzyka”, a więc czy wskazane przez nas wyniki na poszczególnych transakcjach mieszczą się w przedziałach wynikających z przeprowadzanych analiz, jak również czy wskaźniki dot. ogólnej rentowności podmiotu wskazywane w części D formularza nie zawierają wartości ujemnych. Zwłaszcza ten ostatni przypadek w praktyce stanowi dla KAS ważną przesłankę przy typowaniu podatników do kontroli.

Formularz TPR-C wypełnia i składa się wyłącznie w formie elektronicznej do Szefa KAS (tj. z wykorzystaniem bramki eDeklaracje). Co do zasady TPR powinien zostać podpisany przez kierownika jednostki (zgodnie z definicją zawartą w ustawie o rachunkowości). Jeżeli spółką kieruje wieloosobowy organ (np. zarząd), podpis składa upoważniona osoba wchodząca w skład tego organu. W przypadku spółek osobowych formularz TPR składany jest przez wyznaczonego (jednego) wspólnika. Informację TPR może także podpisać pełnomocnik, którym w przypadku transakcji realizowanych jeszcze w 2021 r. może być każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.