Wynika to z art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o CIT, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek opłaconych przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników. Od tej reguły istnieją pewne wyjątki - do kosztów dla celów podatkowych można zaliczyć składki dotyczące umów w określonych grupach ryzyka (ubezpieczenia na życie oraz określone rodzaje ubezpieczeń wypadkowych i chorobowych), pod warunkiem jednak, że spełnione są dodatkowe warunki szczegółowo określone w art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o CIT. Ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej mieszczą się w innych grupach ryzyka niż wskazane powyżej wyjątki, w związku z czym wydatki poniesione przez pracodawcę z tego tytułu nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.
Organy podatkowe przyjmują co do zasady, że koszty składek na ubezpieczenie OC pracowników ale także innych osób, np. członków zarządu, nie wykazują związku z przychodami spółki. Fiskus uznaje, że korzyść z tytułu ubezpieczenia OC osiągają jedynie osoby fizyczne (np. pracownicy, członkowie zarządu), a nie spółka, co uniemożliwia zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów spółki składek związanych z takim ubezpieczeniem. Dodatkowo, w odniesieniu do pewnej grupy osób (np. członków rad nadzorczych) powołuje się przepis szczególny, tj. art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT, który wyłącza z kosztów uzyskania przychodów wydatki na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.
Podatnicy podnoszą argumenty, że dzięki ubezpieczeniu OC procesy decyzyjne w danej organizacji zachodzą sprawniej - nie ma konieczności długotrwałego rozważania skutków różnych decyzji, a ponadto pracownicy w mniejszym stopniu skupiają się na ewentualnych następstwach dla siebie, patrząc przede wszystkim z perspektywy interesów spółki. Podobnie argumentował wnioskodawca w interpretacji indywidualnej z 22 września 2023 (znak: 0114-KDIP2-2.4010.377.2023.3.KW) wskazując, że wykupione ubezpieczenie ma zapewnić pracownikom i członkom zarządu komfort wykonywania powierzonych zadań, twierdził, że bez obaw o negatywne konsekwencje swoich działań pracownicy i członkowie zarządu mogą bardziej skupić się na pracy, nie angażując przy tym swojej uwagi na potencjalne scenariusze, które mogłyby narazić ich na odpowiedzialność prawną. Taka argumentacja nie przekonuje jednak organów podatkowych. Również sądy administracyjne wyrażają poglądy podobne do tych prezentowanych przez fiskusa i odmawiają uznania składek dotyczących ubezpieczenia OC pracowników i innych osób za koszty uzyskania przychodów (np. WSA w Poznaniu w wyroku z dnia 12 sierpnia 2022 r., sygn. akt I SA/Po 85/22, orzeczenie nieprawomocne).
W praktyce może się również zdarzyć, że dana umowa ubezpieczenia dotyczyć będzie ryzyka odpowiedzialności nie tyle osób fizycznych ile samej spółki, która poniesie określone straty związane z działaniem osób wchodzących w skład jej organów, np. zarządu. W takim przypadku ta składka lub jej część, która dotyczy ubezpieczenia spółki, nie osób fizycznych (np. członków zarządu), mogłaby stanowić koszty uzyskania przychodów na zasadach ogólnych, co wydaje się być akceptowane przez organy podatkowe (interpretacja indywidualna z dnia 29 marca 2018 r., znak: 0111-KDIB2-2.4010.33.2018.1.MZ).
