Zgodnie z art. 28 ust. 8 Ustawy o ochronie sygnalistów (dalej: Ustawa) podmioty prywatne należące do grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych, pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z Ustawą. Trudno oczekiwać, że grupowa procedura zgłoszeń wewnętrznych będzie obejmowała wymogi przewidziane w polskiej Ustawie i że wszystkie spółki z grupy będą te wymogi spełniać. Podmioty te bowiem będą podlegać różnym reżimom prawnym, które nawet w ramach Unii Europejskiej mogą się istotnie różnić, np. w odniesieniu do trybu wprowadzania procedury w organizacji, katalogu dopuszczalnych zgłoszeń czy podmiotów, wobec których dokonywane będą zgłoszenia zewnętrzne (w Polsce: Rzecznik Praw Obywatelskich i określone organy publiczne).
Przede wszystkim trzeba jednak zwrócić uwagę na cel Dyrektywy 2019/1937, którą wdraża polska Ustawa. W motywie 47 Dyrektywy wskazano, że dla skutecznego wykrywania naruszeń prawa Unii i zapobiegania im istotne jest, aby odpowiednie informacje docierały szybko do osób znajdujących się najbliżej źródła problemu, które dysponują największymi możliwościami zbadania danego problemu oraz uprawnieniami do jego rozwiązania, o ile jest to możliwe. Wydaje się zatem, że systemy zgłaszania naruszeń mają pozwalać na ich zgłaszanie i rozpatrywanie na poziomie lokalnym, gdzie postępowanie zostanie przeprowadzone nie tylko z poszanowaniem lokalnego prawa, ale w sposób zapewniający prawidłowe rozumienie problemu oraz w języku, którym posługuje się sygnalista.
Takie rozumienie celu Dyrektywy potwierdza również Komisja Europejska, która w sprawozdaniu z wdrażania i stosowania Dyrektywy uznała za sprzeczne z tym celem umożliwienie grupom przedsiębiorstw tworzenie kanałów dokonywania zgłoszeń wyłącznie na poziomie grupy, przy jednoczesnym zwolnieniu w ten sposób wszystkich podmiotów należących do tej samej grupy z obowiązku ustanowienia własnych wewnętrznych kanałów. W ocenie Komisji nie pozwala to na zapewnienie potencjalnym sygnalistom dostępności i bliskości kanałów (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/HTML/?uri=CELEX:52024DC0269, dostęp 19.09.2024 r.).
Stanowisko to Komisja prezentuje zresztą konsekwentnie od uchwalenia Dyrektywy. W jednym z pism wyjaśniających jej postanowienia (https://www.cmshs-bloggt.de/wp-content/uploads/2021/08/Stellungnahme_4667786.pdf; dostęp: 19.09.2024 r.) przedstawiciel KE wyraźnie wskazał, że każdy podmiot prawny zatrudniający 50 lub więcej pracowników zobowiązany jest do ustanowienia kanału i procedury zgłoszeń wewnętrznych, nawet jeśli podmiot ten należy do grupy spółek. Odmienna interpretacja obowiązków wynikających z Dyrektywy byłaby uznana za wykładnię contra legem. Dyrektywa nie pozbawia oczywiście prawa do tworzenia i utrzymywania również scentralizowanych systemów zgłoszeń wewnętrznych na poziomie grupy. Wymaga jednak, aby wszystkie spółki zatrudniające więcej niż 50 osób ustanowiły i obsługiwały swój własny wewnętrzny kanał dla sygnalistów. W sytuacji, gdy w ramach grupy istnieje również centralna funkcja informowania o nieprawidłowościach, sygnalista będzie mógł wówczas zdecydować, czy dokonać zgłoszenia na tym poziomie, czy na poziomie lokalnej spółki, na rzecz której pracuje.
Polskie spółki należące do międzynarodowych grup kapitałowych zobowiązane są zatem do przygotowania własnych procedur zgłoszeń wewnętrznych. Mogą się one opierać na grupowych rozwiązaniach, muszą jednak uwzględniać wymagania wynikające z polskiej Ustawy. W szczególności procedura zgłoszeń wewnętrznych powinna zostać poddana konsultacjom z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz danej spółki, jeśli nie działa w niej zakładowa organizacja związkowa, a następnie podane do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty u tego pracodawcy. Dopiero wdrożona w ten sposób procedura obejmująca postanowienia zgodne z Ustawą o ochronie sygnalistów może zostać uznana za prawidłowe wykonanie obowiązków.
