Od 25 grudnia 2024 r. RPO będzie przyjmował zgłoszenia o naruszeniach prawa i dokonywał ich wstępnej weryfikacji. Na tym etapie Rzecznik nie będzie oceniał zasadności zarzutów zawartych w zgłoszeniu, a jedynie będzie je badał od strony formalnej, tj. zweryfikuje, czy zgłoszenie wskazuje na uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub jedynie potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista pracuje, pracował albo uczestniczył w procesie rekrutacji lub w procesie innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
Od wyniku weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego zależeć będzie dalsze postępowanie Rzecznika Prawa Obywatelskich. W przypadku pozytywnej weryfikacji (tj. ustalenia, że zgłoszenie zewnętrzne dotyczy informacji o naruszeniu prawa podlegającemu ustawie), Rzecznik przekaże zgłoszenie do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych (Rzecznik samodzielnie będzie rozpoznawał zgłoszenia dotyczące konstytucyjnych praw i wolności, jeżeli żaden inny organ nie będzie właściwy w danej sprawie). Przekazanie takie powinno nastąpić niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia. Rzecznik Praw Obywatelskich poinformuje też sygnalistę n.in. o przekazaniu zgłoszenia oraz o organie publicznym, do którego trafiło.
W sytuacji natomiast, gdy zgłoszenie nie będzie dotyczyło informacji o naruszeniu prawa, RPO odstąpi od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, o czym również poinformuje sygnalistę, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia. Rzecznik może dodatkowo poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji.
Zgłoszenia zewnętrzne będą przyjmowane wyłącznie przez ustanowione w tym celu kanały:
- poprzez dedykowany formularz dostępny na stronie Zespołu do spraw Sygnalistów,
- w trakcie konsultacji z pracownikiem z Zespołu do spraw Sygnalistów (po uprzednim umówieniu się na spotkanie),
- pocztą tradycyjną,
- poprzez infolinię obsługującą zgłoszenia zewnętrzne.
Szczegółowy tryb rozpoznawania zgłoszeń zostanie opisany w procedurze przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, określającej w szczególności tryb postępowania z informacjami zgłoszonymi anonimowo.
Alternatywą dla zgłoszeń zewnętrznych pozostają oczywiście zgłoszenia wewnętrzne, czyli zgłoszenia dokonywane w ramach organizacji, z którymi sygnalista współpracuje lub w których jest lub był zatrudniony. Wybór trybu zgłoszenia (wewnętrzne lub zewnętrzne) należy wyłącznie do sygnalisty, jednak sformalizowana procedura oraz brak wpływu na to, do którego organu ostatecznie trafi zgłoszenie zewnętrzne, może sprawić, że zgłoszenie wewnętrzne będzie bardziej atrakcyjnym, a przede wszystkim skuteczniejszym rozwiązaniem. W praktyce może bowiem pozwolić na szybsze podjęcie bezpośrednich i efektywnych działań zaradczych. Samemu sygnaliście natomiast zapewnić możliwość uzyskania wsparcia od osób z organizacji, które znają kulturę i specyfikę jej pracy.
