• Rejestracja zmian danych spółek w rejestrze przedsiębiorców KRS może wydawać się jedynie formalnym obowiązkiem w ramach bieżącej działalności spółki. W praktyce jednak ujawnienie zgłaszanych aktualizacji może napotkać pewne trudności na skutek wezwania sądu do uzupełnienia wniosku, znacznie przedłużającego postępowanie.

Co do zasady, wniosek o wpis nowych lub zaktualizowanych danych sąd rejestrowy powinien rozpoznać nie później niż w terminie 7 dni od daty jego wpływu do sądu. Termin ten jednak ma charakter jedynie instrukcyjny. W praktyce aktualizacja danych, zwłaszcza w obciążonych sądach, może zająć znacznie więcej czasu. Uzyskanie wpisu do rejestru może przedłużyć się jeszcze bardziej, jeśli sąd zidentyfikuje inne braki i wezwie wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku lub złożenia dodatkowych dokumentów. Jeśli zatem zależy nam na sprawnym przeprowadzeniu postępowania, w szczególności kiedy istotne jest, aby wpis został dokonany w konkretnym dniu (np. w przypadku przekształcenia, podziału lub połączenia spółek) warto z wyprzedzeniem sprawdzić czy dotychczas zostały zgłoszone wszystkie wymagane zmiany i dokumenty.  Poniżej kilka przykładowych braków, z którymi najczęściej się spotykamy.

Przedmiot działalności (PKD)

Mimo, że 1 grudnia 2019 r. upłynął ustawowy termin aktualizacji przedmiotu działalności w rejestrze przedsiębiorców KRS, część spółek, które nie dokonywały w tym czasie zmian podlegających ujawnieniu w rejestrze nadal nie dopełniła tego obowiązku. Zgodnie z obecnym brzmieniem Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (dalej: Ustawa o KRS) w rejestrze należy wpisać nie więcej niż dziesięć pozycji przedmiotu działalności, przy czym jeden przedmiot działalności określany jest jako przedmiot przeważającej działalności, zaś pozostałe dziewięć to przedmioty pozostałej działalności. Jeśli zatem spółka, która nie dokonała wymaganej aktualizacji i nadal w swoim rejestrze wpisane ma więcej niż 10 kodów PKD, to, o ile wcześniej nie zostanie wszczęte postępowanie przymuszające, przy najbliższym wniosku zostanie wezwana przez sąd do jego uzupełnienia o właśnie takie wskazanie. O ile jednak aktualizacja wpisu w zakresie przedmiotu działalności nie powinna być zbyt czasochłonna, to już zmiana innych danych może dość istotnie opóźnić rozpoznanie wniosku.

Zmiana danych wspólnika

Niejednokrotnie zdarza się, że wspólnik spółki ujawniony w KRS zmienia nazwę, np. ze względu na zmianę formy prawnej czy w wyniku reorganizacji na poziomie grupy. Przy najbliższym zgłoszeniu zmian w KRS może się wówczas przykładowo okazać, że składana uchwała została podjęta w imieniu podmiotu o innej nazwie niż ten wpisany do rejestru. Wówczas sąd rejestrowy wezwie spółkę do złożenia odpowiednich dokumentów. W sytuacji, gdy wspólnik nie jest polską spółką, której dane da się łatwo sprawdzić w KRS, uzupełnienie wniosku o kwestię związaną ze zmianą danych wspólnika może potrwać wiele dni, a nawet tygodni. Konieczne może okazać się pozyskanie dokumentów źródłowych potwierdzających nową nazwę, a także ich przysięgłego tłumaczenia na język polski. Nie wszystkie zagraniczne rejestry handlowe zawierają dane wspólników, więc niezbędne może być także pozyskanie innych dokumentów, np. kopii stosownej uchwały czy umowy spółki.

Lista osób uprawnionych do powołania zarządu

Na przeszkodzie sprawnej rejestracji może stanąć również nieaktualna lista osób uprawnionych do powołania zarządu spółki. Zgodnie z Ustawą o KRS w przypadku, gdy wspólnikiem spółki jest osoba prawna, do rejestru należy złożyć listę członków organu uprawnionego do reprezentowania tej osoby prawnej, podając ich imiona i nazwiska oraz adresy do doręczeń. Każdorazową zmianę w powyższym zakresie należy zgłosić sądowi rejestrowemu, przedkładając nową listę. W praktyce zdarza się, że polska spółka nie otrzymuje na bieżąco informacji na temat zmian w składzie organu uprawnionego do reprezentacji jej wspólników. Bieżąca weryfikacja tych danych, zwłaszcza w przypadku wspólników zagranicznych, których dane nie są ujawnione w KRS, może być utrudniona. Konieczność skompletowania niezbędnych informacji na wezwanie sądu rejestrowego może zatem również przesunąć rozpoznanie wniosku w czasie.

Jak uniknąć takich pułapek? Aktualizacji informacji o przedmiocie działalności należy dokonać jak najszybciej, biorąc pod uwagę, że termin w tym przypadku już dawno upłynął. W pozostałym zakresie czasem warto przedłużyć etap kompletowania wniosku, a nawet wyprzedzić właściwy wniosek danymi uzupełniającymi, żeby zminimalizować ryzyko opóźnień w tym postępowaniu, w którym czas gra dla nas kluczową rolę.

• Najwięksi podatnicy CIT (których przychody za poprzedni rok przekroczyły 50 mln EUR) oraz grupy kapitałowe będą zobowiązane do przesłania do organu podatkowego ksiąg w formie elektronicznej po raz pierwszy za rok 2025, w terminie złożenia zeznania rocznego. W kolejnych latach obowiązek ten obejmie pozostałych podatników CIT, a także podatników PIT uzyskujących dochody z działalności gospodarczej.

Zakres informacji przesyłanych do organu obejmuje – poza modułami, które już dziś składają się na raportowanie na żądanie organu (zestawienie obrotów i sald oraz dziennik) – obejmuje moduł dotyczący środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także moduł obejmujący rozliczenie podatku dochodowego.

Podatnicy muszą przede wszystkim zweryfikować, czy ich systemy informatyczne są w stanie dostarczyć dane oczekiwane przez MF – w przypadku dużych podatników systemy te muszą być przystosowane do dokonywania zapisów w zmodyfikowanym układzie już od początku 2025 r. Zostało zatem już tylko pół roku na ustalenie, których danych brakuje oraz jak można je pozyskać. Biorąc pod uwagę zakres wymaganych danych (np. nowe znaczniki kont wg listy MF), właściwie każdy system księgowy będzie wymagał zmian. Konieczne jest również ustalenie jak wygenerować i przesłać plik JPK (tu konieczne jest odpowiednie skompresowanie danych). Oczywiście po stronie MF pozostaje przygotowanie platform do przyjmowania tak obszernych danych.

Problematyczne może okazać się także to, w jaki sposób dostarczyć dane dotyczące podatku dochodowego. Zgodnie z projektem rozporządzenia należy przesłać – upraszczając – dane obejmujące trwałe i przejściowe różnice między wynikiem księgowym i podatkowym z podziałem na różnice dotyczące przychodów i kosztów. Dane takie rzadko w całości wynikają wprost z ksiąg i zazwyczaj sporządzane jest odrębne uzgodnienie wyniku księgowego do podatkowego, w którym takie różnice są ujmowane. W ocenie MF wyrażonej w uzasadnieniu do nowych regulacji obowiązek, aby takie dane pobierać bezpośrednio z ksiąg, wynika z art. 9 ustawy o CIT i nie jest możliwe pobieranie danych do JPK_CIT z roboczych arkuszy kalkulacyjnych (co jest niezgodne z praktyką i rodzi szereg wątpliwości np. w zakresie korekt CIT dokonywanych po zamknięciu ksiąg za dany rok).

Podsumowując – należy stwierdzić, że obecne systemy księgowe nie są przygotowane do generowania nowego JPK_KR_PD i JPK_ST, a konieczne zmiany systemowe będą wymagały sporo czasu. Dla podmiotów, które zostaną objęte nowym obowiązkiem już od 2025 r. jest to więc ostatni dzwonek, aby zacząć przygotowywać się do przedmiotowych zmian. Zwracamy jednocześnie uwagę, że według MF pułap obrotów wyznaczający obowiązki od 1 stycznia 2025 r. należy ustalić wedle obrotów na 31 grudnia roku poprzedniego. Podatnicy będący na pograniczu progu mogą więc do ostatniej chwili nie wiedzieć, czy są objęci obowiązkiem czy nie.

• W niedawno wydanym wyroku w sprawie SC Adient Ltd & Co. KG (sygn. C-533/22), TSUE po raz kolejny wypowiedział się w przedmiocie przesłanek, które muszą zostać spełnione, aby powstało stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej (fixed establishment).

Tym razem sprawa dotyczyła niemieckiej spółki (Adient Niemcy), która w związku z zakupem i sprzedażą towarów zarejestrowana była dla celów VAT w Rumunii. W tym samym kraju, Adient Niemcy posiadała spółkę powiązaną, która na podstawie umowy zobowiązała się wykonać kompleksową usługę w zakresie przetwarzania i montażu elementów tapicerskich. Składały się na to także świadczenia pomocnicze i administracyjne. Faktury dokumentujące wykonanie usług były wystawiane bez rumuńskiego VAT, zgodnie z zasadą reverse charge (sprzedawca przyjmował, że miejscem świadczenia usług jest kraj siedziby usługobiorcy, czyli Niemcy).

W wyniku kontroli organ podatkowy uznał, że usługi świadczone na rzecz Adient Niemcy powinny być opodatkowane w Rumunii. Jego zdaniem, spółka niemiecka dysponuje za pośrednictwem oddziałów usługodawcy zlokalizowanych w Pitești i w Ploiești zapleczem personalnym i technicznym, które kreuje stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Rumunii. W związku z powyższym, rumuński urząd wydał decyzję podatkową nakładającą na spółkę rumuńską obowiązek zapłaty podatku z tytułu świadczonych usług.

Spółka rumuńska, nie zgadzając się ze stanowiskiem organu, wniosła skargę do sądu okręgowego, kwestionując okoliczność posiadania przez Adient Niemcy fixed establishment na terytorium Rumunii.

W związku z wątpliwościami zaistniałymi w sprawie, sąd okręgowy zwrócił się do TSUE z pytaniem, czy niezależną spółkę można uznać za stałą placówkę innego podmiotu tylko dlatego, że oba należą do tej samej grupy kapitałowej. Zadał również kilka pytań dodatkowych, aby ustalić, czy miejsce opodatkowania usługi jest w Rumunii, czy w Niemczech.

Unijny Trybunał orzekł, że spółka niemiecka nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Rumunii. Na poparcie swojej tezy przywołał dotychczasowe orzecznictwo w zakresie fixed establishment, m. in. C‑547/18 Dong Yang Electronics, C‑333/20 Berlin Chemie, C‑232/22 Cabot Plastics, formułując przy tym następujące wnioski:

• z samego faktu posiadania w innym państwie członkowskim spółki zależnej nie można wywodzić istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności;
• posiadanie w państwie usługodawcy struktury, która uczestniczy w dostawie produktów gotowych będących wynikiem usług przetwarzania i montażu nie wpływa na powstanie stałego miejsca prowadzenia działalności;
• ten sam zespół osób i aktywów nie może być wykorzystywany jednocześnie do świadczenia i odbioru tych samych usług świadczonych dla własnych potrzeb tego stałego miejsca prowadzenia działalności;
• czynności o charakterze przygotowawczym i pomocniczym, niezbędne do wykonywania działalności przedsiębiorstwa nie wpływają na powstanie stałego miejsca prowadzenia działalności.

Wyrok w sprawie SC Adient Ltd & Co. KG stanowi kolejny ważny argument w potencjalnych sporach z organami podatkowymi, dotyczących rozumienia pojęcia stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Na podstawie tego orzeczenia podatnicy mogą bowiem bronić się przed automatyzmem określania takiego stałego miejsca na podstawie samego faktu posiadania podmiotu zależnego, co z pewnością wpłynie na pewność rozliczeń dla wielu przedsiębiorstw, które w krajach unijnych korzystają z usług spółek zależnych.

• Ministerstwo Finansów opublikowało w ostatnim czasie projekt zmian w ustawie o podatkach i opłatach lokalnych. Celem zmian jest przede wszystkim wyeliminowanie wątpliwości interpretacyjnych w zakresie kwalifikowania danych obiektów jako podlegających podatkowi od nieruchomości. 

Znowelizowane przepisy będą definiowały budynek i budowlę bez odwołania się do przepisów prawa budowlanego, dodatkowo będą wyszczególnione kategorie obiektów kwalifikowanych jako budowle dla celów tego podatku. W przypadku budynków doprecyzowana zostanie także kwestia opodatkowania obiektów spełniających warunki do uznania ich za budynki, będących elementami obiektów kompleksowych uznawanych za budowle – będą one podlegały opodatkowaniu na zasadach właściwych dla budynków (przedmiotowa regulacja będzie dotyczyła np. budynków pełniących funkcje ochronne dla elementów sieci energetycznych).

W odniesieniu do budowli wprowadzona zostanie lista obiektów kwalifikowanych do tej grupy, przy czym w przypadku obiektów wskazanych w załączniku do ustawy opodatkowaniu na zasadach właściwych dla budowli będą podlegały także związane z tymi obiektami instalacje i urządzenia, jeśli stanowią z danym obiektem całość techniczno-użytkową. Koncepcja całości techniczno-użytkowej już kiedyś obowiązywała na gruncie przepisów o podatku od nieruchomości i ona także powodowała problemy interpretacyjne, wobec czego ta akurat zmiana niekoniecznie może być uznana za korzystną dla podatników. Jeśli zaś chodzi o obiekty wskazane w załączniku do ustawy, to jak wskazuje Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu do projektu, znaczenie pojęciowe niektórych z nich powinno być interpretowane zgodnie z zasadami wykładni językowej, a dodatkowo możliwe będzie posłużenie się wykładnią systemową, tj. przepisami ustawy Prawo budowlane. Wygląda więc na to, że nawet ustalenie listy obiektów kwalifikowanych jako budowle dla celów podatku od nieruchomości może nie wyeliminować wszystkich wątpliwości w zakresie takiej kwalifikacji.